マイナンバー 集め方の注意点

企業の担当者は、従業員から個人番号を受け取らなくてはなりません。

マイナンバーを集める際の注意点は、本人確認を徹底することと利用目的を明示することです。
また、収集した後の個人番号は、特定個人情報として厳格に管理する必要があります。

本人確認漏れに注意が必要

マイナンバーを収集する際には、本人確認の実施が義務付けられています。
一方で、実際の業務としては、従業員から収集する申告用紙にマイナンバー欄が追加されているだけ、という地味な変化しかないようにも見えるため、本人確認漏れに気をつける必要があります。

たとえばほぼ全ての事業所で提出を受けている「給与所得者の扶養控除等(異同)申告書」も平成28年分からマイナンバーの取得が始まっています。
この申告書の回収にあたり、以下で説明するような本人確認を行わなくてはなりません。

個人番号の本人確認の方法

本人確認には、以下の2種類があり、両方実施する必要があります。

  1. 番号確認: 個人番号が申告通りであることを公的書類で確認する
  2. 本人確認: なりすましではないことを公的な身分証で確認する

公的書類のうち、マイナンバー制度の公的な証明書である「個人番号カード」(写真付き)であれば、番号確認と本人確認を1枚で済ますことができます。

しかし、個人番号カードは保有が義務づけられていないため、実務上はその他の証明書類の組み合わせで対応するケースが多々あります。
確認書類の代表的な組み合わせには、以下のようなパターンがあります。

  • 個人番号カード(写真つき)
  • (個人番号の)通知カード+写真つき身分証明書(運転免許証・パスポートなど)
  • 住民票(個人番号が記載されたもの)+写真つき身分証明書

「個人番号カードも通知カードもない」というケースが想定されますが、その場合は個人番号が記載された住民票を取得してもらう流れが一般的になるでしょう。

また、従業員の家族(配偶者・被扶養者)の個人番号も取得する必要があります。
従業員の家族の番号確認・身元確認は、企業担当者が直接確認する必要はなく、従業員が確認したうえで申告することで足ります。

その他の個人との取引にも注意

また、従業員のマイナンバー管理のほか、個人事業主と取引がある場合にも同様の対応が求められるため、単発の比較的細々とした発注の際などにも本人確認漏れが起こらないよう、取引手順を工夫することが重要です。

たとえば、個人事業主への外注委託のほか、講演料支払いや、不動産取引などのケースがあります。
これらの取引がある場合、年末に支払調書や源泉徴収票を作成する必要があり、個人番号の記載が求められます。

あとから追跡が難しい取引になりそうな場合には、発注・依頼時点でマイナンバーの申告を受け、本人確認を実施しておくといった工夫をすべきでしょう。

定められた目的以外のケースで収集してはいけない

個人番号は、収集する用途が法律により決められています。
基本的に企業が個人番号を受け取るケースは、法定調書に記載するための用途となります。

難しい点は、法定調書として申告すべき対象者からしかマイナンバーを受け取ってはいけない、ということです。
たとえば誤って個人の顧客から個人番号を提出されたような場合、最終的に個人番号を使うシーンがないため、企業の保有が禁止されているケースにあたります。

目的外の用途で個人番号を入手してしい後から気づいたような場合には、すみやかに返却するなどの処置が必要になります。

マイナンバー収集は分担できる

マイナンバーの受け取りと本人確認を実施する担当者については、とくに定められていません。
営業所が各地に点在しているようなケースで、各営業所が個人番号受け取り窓口になることは問題ありません。

機密を保持した状態で情報の伝達を行うことができれば、とくに手続きの必要なく同一法人内の個人番号受け渡しが可能です。

マイナンバーは特定個人情報として取り扱う必要があることから、各拠点の人事・総務・経理担当者のほか、責任の所在の明確な管理職に窓口役を担ってもらうという役割分担も考えられます。

マイナンバー提供拒否への対応

マイナンバー提供を従業員が拒む場合、各書類提出先の行政機関の指示にしたがうこととなっています。

企業には、行政機関へのマイナンバー記載・報告義務があるため、理由なく個人番号収集をあきらめることはできません。

個人番号提出拒否については、収集の際の履歴を記録に残し、のちに提出する際にその事情を説明できるようにしておくことが重要です。


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